Warum Dokumentenmanagement – Teil 2: Archivieren
Um ein Dokument abzulegen, müssen Sie den passenden Ordner im Schrank suchen. Dann müssen Sie das Register im Ordner auswählen und das Papier dort ablegen. Wenn Sie die Datei zusätzlich digital speichern möchten, müssen sie diese vorher einscannen und auf Ihrem PC abspeichern. Dazu suchen Sie die digitale Ordnerstruktur durch, um die Datei dort abzuspeichern.
Das ist ziemlich zeitaufwändig.
Wie funktioniert die Ablage mit einem DMS?
Die Ablage mit dem DMS erfolgt in wenigen Schritten:
- Einscannen
- Kontrollieren und Ergänzen der bereits vorausgefüllten Felder der DMS-Eingabemaske (diese erfolgt durch OCR-Texterkennung automatisch)
- Ablage des Originaldokuments (sofern überhaupt notwendig) bspw. in einem Karton
Fertig.
Weitere Inhalte der Reihe "Warum Dokumentmanagement?"
Teil 1: Suchen
Teil 2: Archivieren
Teil 3: Den GoBD-Vorschriften entsprechen
Teil 4: Darum ein DMS
Ist die Umstellung auf ein DMS nicht fürchterlich schwierig?
Die Angst vor einer unendlichen Umstellungszeit kann Ihnen USE nehmen. Das USE-Team installiert die Software und richtet diese Ihren Erfordernissen entsprechend ein.
Sie werden sehen: die Umstellung geht schnell und Sie und Ihre Mitarbeiter werden sich schneller daran gewöhnt haben, als Sie denken.
