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Warum Dokumentenmanagement – Teil 2: Archivieren

Um ein Dokument abzulegen, müssen Sie den passenden Ordner im Schrank suchen. Dann müssen Sie das Register im Ordner auswählen und das Papier dort ablegen. Wenn Sie die Datei zusätzlich digital speichern möchten, müssen sie diese vorher einscannen und auf Ihrem PC abspeichern. Dazu suchen Sie die digitale Ordnerstruktur durch, um die Datei dort abzuspeichern.

Das ist ziemlich zeitaufwändig.

Mühevolles Ablegen ohne DMS
Herkömmliche Ablage

Wie funktioniert die Ablage mit einem DMS?

Ablage mit einem DMS

Die Ablage mit dem DMS erfolgt in wenigen Schritten:

  • Einscannen
  • Kontrollieren und Ergänzen der bereits vorausgefüllten Felder der DMS-Eingabemaske (diese erfolgt durch OCR-Texterkennung automatisch)
  • Ablage des Originaldokuments (sofern überhaupt notwendig) bspw. in einem Karton

Fertig.

Weitere Inhalte der Reihe "Warum Dokumentmanagement?"

Teil 1: Suchen

Teil 2: Archivieren

Teil 3: Den GoBD-Vorschriften entsprechen

Teil 4: Darum ein DMS

Ist die Umstellung auf ein DMS nicht fürchterlich schwierig?

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