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Warum Dokumentenmanagement – Teil 3: Den GoBD-Vorschriften entsprechen

Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht!

Seit dem 01.01.2015 gelten die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).  Seit dem 1. Januar 2017 ist die  Schonfrist für Unternehmen abgelaufen. Für Verstöße gegen die Bestimmungen der GoBD werden bereits jetzt heftige Strafen prognostiziert. 

Falsche Ablage durch Ausdruck und Abheftung

Viele Unternehmen sind hinsichtlich ihrer Organisation und IT auch heute noch unzureichend vorbereitet.

Damit Sie kein böses Erwachen beim nächsten Besuch des Wirtschafts- oder Steuerprüfers erleben müssen, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.

Um den Vorschriften der GoBD zu genügen, müssen Daten und Dokumente während ihrer gesamten Aufbewahrungszeit abrufbar sein. Doch das reine Abrufen reicht nicht aus. Die Daten müssen sowohl unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig, richtig, jederzeit verfügbar als auch maschinell auswertbar sein. Die Daten müssen revisionssicher gespeichert werden.

Es ist also ein Archivierungssystem wie z.B. ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig, um diese Anforderungen technisch umzusetzen. Allerdings kann die beste Software nicht revisionssicher sein, wenn die Organisation dahinter und die Hardware als Grundlage nicht dementsprechend darauf ausgelegt sind.

Das Team der USE-Projektmanagement GmbH berät Sie gerne, wie Sie mittels DMS eine revisionssichere Archivierung Ihrer Belege umsetzen können.

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Weitere Inhalte der Reihe "Warum Dokumentmanagement?"

Teil 1: Suchen

Teil 2: Archivieren

Teil 3: Den GoBD-Vorschriften entsprechen

Teil 4: Darum ein DMS

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