Kundenreferenz
Effizientes Arbeiten mit Microsoft 365
Projekt: Digitalisierung der Zusammenarbeit mit Microsoft 365
Die Geotechnik Südwest setzt verstärkt auf digitale Arbeitsweisen. Gemeinsam mit Büro-Kaizen und USE wurde ein durchgängiges Konzept für die Arbeit mit Microsoft 365 entwickelt – von der Prozessgestaltung bis zur technischen Umsetzung.
Der Kunde
Geotechnik Südwest
Die Geotechnik Südwest mit Sitz in 74321 Bietigheim-Bissingen bietet technische Erkundungen, Untersuchungen, Analysen, Beratung und detaillierte Gutachten in den Bereichen Baugrund, Altlasten und Hydrogeologie – zur Kosten- und Planungssicherheit bei Bauvorhaben.
Die Dienstleister
Büro-Kaizen®
Struktur- & Organisationsberatung
- Durchführung des Seminars „Selbst- & Teammanagement mit Microsoft 365″
- Entwicklung einer einheitlichen Ablagestruktur
- Definition von Spielregeln für die Zusammenarbeit und Kommunikation
- Beratung zu Workflows und digitalen Prozessen
- Begleitung im Change-Prozess
- Schulung der Mitarbeitenden
USE Projektmanagement GmbH
Technische Umsetzung
- Technische Umsetzung der gemeinsam entwickelten Strukturen
- Beratung zur technischen Realisierbarkeit in Microsoft 365 und Teams
- Einrichtung und Anpassung von Teams-, SharePoint- und Geräteumgebung
- Umsetzung von Berechtigungskonzepten und Zugriffsregelungen
- Integration der neuen Strukturen in die bestehende IT-Infrastruktur
- Kontinuierliche Begleitung im Projektverlauf (technisch & organisatorisch)
Die Ausgangslage
Zwischen Papierordnern und Technik-Frust
Microsoft 365 war bei Geotechnik Südwest zwar bereits im Einsatz, doch der Arbeitsalltag blieb weiterhin stark papierbasiert geprägt. Projektunterlagen wurden ausgedruckt, in Ordnern abgeheftet und physisch zur Baustelle mitgenommen. Notizen entstanden meist handschriftlich vor Ort und mussten anschließend händisch ins System übertragen werden. Die Zusammenarbeit erfolgte zudem über viele verschiedene Kanäle und ohne einheitliche Struktur. Es gab kein führendes System. So waren Dokumente schwer auffindbar oder redundant abgelegt, Projektstände wurden unterschiedlich dokumentiert und mobiles Arbeiten war nur eingeschränkt möglich.
Viele Funktionen von Microsoft 365 und Teams blieben ungenutzt – nicht aus Ablehnung, sondern weil es an verständlichen Anwendungsbeispielen, klaren Spielregeln und einer einheitlichen Ablagestruktur fehlte. Für die Mitarbeitenden war die neue Umgebung schwer greifbar, der Nutzen nicht klar ersichtlich und das Handling im Alltag zu komplex.
Der Wunsch: weg von individuellen Ablage- und Kommunikationswegen, hin zu einer gemeinsamen, transparenten Arbeitsweise mit klaren Strukturen und funktionierender Technik im Hintergrund.
Was wird gewünscht?
Die Umsetzung
Die inhaltliche Umsetzung durch Büro-Kaizen
Büro-Kaizen definierte gemeinsam mit dem Kunden klare Vorgaben für Ablagestrukturen, Kommunikationswege und die Nutzung ausgewählter Microsoft-365-Apps, um die Komplexität gering zu halten und Ablenkung im Arbeitsalltag zu vermeiden.
Die praxisnahen Schulungen durch Büro-Kaizen für die Mitarbeitenden fanden nach Abschluss der technischen Einführung statt und vermittelten anschaulich die neue, standardisierte Arbeitsweise – mit Fokus auf Microsoft Teams, die Cloud-basierte Dateiablage und abgestimmte Workflows.
Kundenstimme
Die praxisnahen Schulungen von Büro-Kaizen und die technische Umsetzung durch USE haben entscheidend dazu beigetragen, dass unsere Mitarbeitenden die neuen Arbeitsweisen gut angenommen haben.
Die technische Umsetzung durch die USE Projektmanagement GmbH
USE Projektmanagement GmbH verantwortete die technische Umsetzung:
- Einrichtung und Konfiguration der Microsoft 365-Umgebung
- Anpassung an die gemeinsam definierten Strukturen und Prozesse
- Migration bestehender Daten in die neue Struktur
- Kontinuierlicher technischer Support während und nach der Umsetzung
So wurde gewährleistet, dass nicht nur die Technik funktioniert, sondern auch die Mitarbeitenden motiviert sind, die neuen digitalen Arbeitsweisen konsequent anzuwenden und weiterzuentwickeln.
Kundenstimme
Heute profitieren wir von mehr Struktur, effizienterer Kommunikation und flexiblerem Arbeiten.
Herausforderungen
Ergebnisse
Nach Projektende können folgende Ergebnisse verzeichnet werden:
Kundenstimme
Ich fand beeindruckend, wie USE und Büro-Kaizen Hand in Hand gearbeitet haben – strategisch und technisch perfekt abgestimmt. Wenn etwas nicht auf Anhieb geklappt hat, wurde gemeinsam eine Lösung gefunden. Das war partnerschaftlich und auf Augenhöhe.
Nachhaltiger Projekterfolg – konkrete Mehrwerte für den Arbeitsalltag
Return on Investment (ROI)
Die positiven Effekte der neuen Arbeitsweise zeigen sich bereits kurz nach Projektabschluss:
Durch diese Verbesserungen amortisiert sich das Projekt bereits nach kurzer Zeit – sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch im täglichen Arbeiten.
Warum Büro Kaizen & USE gemeinsam?
Projekte dieser Art gelingen besonders nachhaltig, wenn Praxis und Technik Hand in Hand gehen.
FAZIT
Ein rundum erfolgreiches Projekt – von der Idee über die Einführung bis zum dauerhaften Nutzen im Alltag.